L’ufficio è il luogo dove trascorri buona parte della tua giornata. Nemmeno a casa trascorri lo stesso tempo in un singolo ambiente, al massimo in camera da letto ti avvicini allo stesso numero di ore, forse. Ovvio che l’ambiente di ufficio deve essere confortevole, adatto alla concentrazione, il più rilassante possibile e nello stesso tempo accogliente, soprattutto se nella tua attività ricevi di continuo persone.
La composizione del tuo ufficio
Molto probabilmente nella tua attività professionale ti avvali dell’apporto di alcuni collaboratori i quali sono un aiuto prezioso nella conduzione del tuo lavoro e devono essere messi nella condizione di operare al meglio, in modo organizzato e con le giuste dotazioni.
Oltre a questo è verosimile che tu debba ricevere sovente, più volte nel corso della giornata, clienti da qui discende la necessità di prevedere almeno tre diversi ambienti:
- il tuo ufficio
- l’ufficio dei collaboratori
- una sala d’aspetto per i clienti
Se l’afflusso di clienti è significativo e così anche i contatti telefonici, è opportuno prevedere un bancone di Reception con un’addetta al ricevimento dei clienti e con funzione di segreteria per fare da filtro alle telefonate.
Il tuo Ufficio
Tutto deve essere all’insegna della funzionalità, quindi nel tuo ufficio dovranno trovare posto:
- La tua scrivania
- la sedia
- una cassettiera
- cassettiere d’archivio
- un mobile vetrina in cui tenere i vari dossier che devi avere sempre sottomano
- una lampada da scrivania
- almeno due sedie per i tuoi clienti
La cosa migliore è la sobrietà unita alla funzionalità, per cui è sconsigliato un arredamento lussuoso ma altrettanto deve essere tutto pulito e assolutamente in perfetto ordine. Un ufficio disordinato, con carte sulla scrivania e dappertutto non da una buona immagine di te.
La tua sedia deve essere comoda, ammortizzata e con la possibilità di inclinazione dello schienale per permetterti anche un po’ di relax per alcuni minuti. La scrivania può essere in legno ma sono di gran moda ed eleganti le scrivanie con il piano di vetro, leggermente sul verde oppure fumè. I tuoi clienti devono sentirsi a loro agio, non intimoriti da un ambiente eccessivamente ostentato nella ricchezza dei mobili.
L’ufficio dei collaboratori
I tuoi collaboratori devono essere messi nella condizione di poter svolgere al meglio il loro lavoro, che significa anche poter lavorare nelle posizioni più corrette, ergonomiche al fine di evitare di avere mal di schiena e acciacchi vari dovuti a posizioni scorrette.
Anche loro trascorrono molte ore seduti al posto di lavoro, quindi la sedia deve essere ergonomica, la scrivania comoda e l’illuminazione deve essere il più possibile naturale ma mai contro gli occhi oppure incidente sullo schermo del computer. Anche l’illuminazione artificiale deve essere adeguata.
Nell’ufficio dei collaboratori devono trovarsi scaffali e mobili adatti a tenere tutti i dossier che devono essere prontamente disponibili per la consultazione di documenti; anche in questo caso l’ordine dee essere messo al primo posto.
La sala d’aspetto
Dover attendere non è mai piacevole, ancor meno lo è doverlo fare in un luogo non accogliente. Un’idea moderna e di design è di non mettere le sedie che fanno tanto ambulatorio ma una lunga panca imbottita con schienale altrettanto imbottito, chiara, con rivestimento in tinta panna o grigio chiaro su pareti altrettanto chiare, magari un leggero verde pastello.
Le tinte fredde, il verde e il blu in particolari, hanno effetto rilassante, inducono alla calma, quindi risulteranno confortevoli per chi si snerva nell’attesa. La presenza di piante è assolutamente consigliata come anche della musica di sottofondo oppure, volendo, una TV sintonizzata suo canali di informazione continua purché a volume basso, che non sia di disturbo ma di aiuto a trascorrere l’inevitabile tempo di attesa.
Cerca di lasciare anche delle riviste di diverso genere a disposizione ma non che siano di tre anni prima… ricambiale periodicamente